Le soluzioni di stampa innovative e i flussi di lavoro digitale possono diventare ancora più smart?
Grazie ai progressi nell’innovazione dei dispositivi di stampa, ci stiamo gradualmente evolvendo verso un ambiente di lavoro capace di ottimizzare i processi cartacei in un’ottica di risparmio, efficienza, sicurezza, riduzione degli sprechi e snellimento delle procedure. Sì, il cartaceo ha un impatto maggiore. E con qualche piccolo aggiornamento la vostra azienda ne trarrà vantaggio in tutti i sensi, dalla produttività alla sicurezza.
Le aziende attuano sempre più interventi di trasformazione in senso digitale. Per questo si stanno interessando alla carta intelligente e a modi più intelligenti di utilizzare la carta, che possano aiutarle a raggiungere obiettivi strategici. Tali strategie digitali stanno cambiando i flussi di lavoro documentali all’interno delle aziende moderne.
L’innovazione dei dispositivi di stampa favorisce la sicurezza digitale
Le modalità e i flussi di lavoro cartacei si sono conformati al modo in cui le persone lavorano, e questo include anche le carenze in fatto di sicurezza. Il pull printing, ad esempio, fornisce un livello di protezione ulteriore alla stampante, consentendo solo alla persona dotata di chiave d’accesso – un PIN, un QR code o una smart card – di completare il processo di stampa.
Dal punto di vista della sicurezza, ciò diminuisce drasticamente le possibilità di furto di documenti ed evita che questi finiscano in mani sbagliate, riducendo di sei volte il numero di violazioni dovute a stampanti non sicure. Inoltre, questo favorisce lo sviluppo sostenibile perché previene la stampa di documenti non necessari. Quante volte vi è capitato di andare a ritirare i vostri documenti e di trovare lì accanto una pila di stampe dimenticate, in attesa di essere buttate via? Il pull printing insegna ai dipendenti a prestare maggiore attenzione alle risorse di stampa, proteggendo al contempo le informazioni.
Le aziende che necessitano di una protezione maggiore possono avvantaggiarsi di soluzioni per la protezione dei documenti ancora più avanzate, per salvaguardare documenti di grande valore in qualsiasi ambiente di stampa. Le stampanti ultrasicure sono dotate di blocchi posizionati sul vassoio della carta e di dispositivi di protezione, che consentono di controllare l’accesso alla carta di sicurezza pre-stampata e di impedire ai malintenzionati di sottrarre documenti sensibili.
Le tecnologie di prevenzione delle frodi forniscono un’ulteriore protezione per i documenti mission-critical, producendo filigrane di ultima generazione (come quelle che hanno incastrato Reality Winner, collaboratrice dell’NSA) e generando un motivo grafico speciale quando qualcuno fotocopia o scannerizza un documento non autorizzato. In pratica, il vostro reparto IT avrà a disposizione un’arma segreta che gli consentirà di determinare con precisione l’accaduto e il colpevole.
Dall’albero al cassetto della carta
La carta sta diventando sempre più intelligente, a partire dall’origine, dalla sua produzione. Le cartiere stanno innovando il modo in cui producono, e stanno sostituendo il carbone come fonte energetica con il biogas e altre energie rinnovabili. Allo stesso tempo, stanno individuando metodi più intelligenti di conservazione e riciclo dell’acqua. Ne risulta una complessiva riduzione dell’impatto ambientale associato alla produzione della carta.
La carta viene oggi utilizzata anche per scopi totalmente nuovi. Dall’Università di Washington scopriamo che è stata inventata una nuova tipologia di carta intelligente, capace di rilevare la presenza di acqua e di inviare segnali elettrici così da azionare l’allarme in caso di rottura delle tubature, evitando fuoriuscite e danni. La fabbricazione della carta, una tecnologia millenaria fondamentale per l’evoluzione dell’umanità, sta individuando nuovi e interessanti metodi per mantenersi al passo coi tempi.
Un uso intelligente della carta
Se stai cercando di rimettere insieme i pezzi della tua relazione trimestrale sparpagliati sul pavimento dell’ufficio, forse penserai che la carta è il tuo nemico numero uno. Ma lei sta solo cercando di fare il suo lavoro. Sono l’uso eccessivo e lo spreco di carta il vero problema. Grazie all’innovazione delle tecnologie di stampa, le aziende stanno adottando varie misure per efficientare l’uso della carta e rendere l’ufficio più eco-sostenibile.
Ad esempio, molte stampanti multifunzione sono dotate di funzione scanner. Inserendo un documento nel vassoio, la stampante lo posizionerà automaticamente in modo corretto evitando la produzione di stampe inutilizzabili. Nel caso di inserimento involontario di fogli bianchi, questi saranno automaticamente rimossi dalla copia creata.
Volete sfruttare ancora meglio le potenzialità della carta? La vostra azienda può servirsi dei dati analitici forniti dai servizi di stampa gestiti per ridurre il consumo di carta, contribuendo alla diminuzione dell’impatto ambientale e con un risparmio sostanziale.
Digitalizzare i flussi di lavoro cartacei
Certo, con le aziende sempre più orientate verso una trasformazione in senso digitale, una grande opportunità è rappresentata dalla digitalizzazione dei flussi di lavoro cartacei. La digitalizzazione dei flussi di lavoro assicura alle aziende un altissimo valore di business su vari livelli. Le soluzioni per l’acquisizione dei documenti assicurano che i dati siano inviati in modo efficiente e protetto alle varie destinazioni, velocizzando il flusso delle informazioni in formato sia cartaceo che elettronico e sorvegliando sull’accesso di soggetti non autorizzati ai documenti importanti.
Una volta arrivati a destinazione, i documenti devono poter essere facilmente consultati e utilizzati. Ed è qui che entrano in gioco le soluzioni di gestione documentale, che consentono ai professionisti molto indaffarati di accedere in modo rapido e immediato alle informazioni di cui hanno esattamente bisogno, e che sono autorizzati a visualizzare. Ciò è utile in particolar modo per quelle aziende che appartengono a settori altamente regolamentati e che devono perciò conformarsi a requisiti specifici, impostando restrittivi privilegi di accesso a certe informazioni. L’automazione dei flussi di lavoro fa il passo successivo. Automatizzando totalmente i processi document-intensive, l’azienda risulta più competitiva e può potenziare i profitti.
Grazie ai vantaggi offerti da tali soluzioni, le aziende fanno un uso della carta sempre più consapevole. La carta sta diventando più intelligente, e le aziende la usano in modo molto più intelligente rispetto ad appena qualche tempo fa. Che sia grazie ai vantaggi offerti dall’innovazione dei dispositivi di stampa, alla messa in sicurezza dei dati sensibili o all’ottimizzazione dei flussi di lavoro documentali in senso digitale, ogni azienda può realmente fare passi da gigante verso un uso più intelligente della carta.
Fonte: tektonika